Не загроможденный рабочий стол – залог успеха
Подходя к своему кабинету вы слышите телефонный звонок. Делаете решающий бросок, собрав при этом остатки сил, подымаете трубку. На проводе слышите голос очень важного клиента. После долгого общения, вам нужно уточнить какие-то данные по его вопросу. Перебирая судорожно кучу документов на столе, как обычно не можете найти нужный лист. Через несколько минут ваш собеседник начинает нервничать и теряет терпения, вы конечно находите нужный документ, но разговор с клиентом уже «скомкан».
Именно о таких, знакомых ситуациях мы и будем вести речь. Сколько раз, вы винили себя, за свою неорганизованность, которая подводила в самый ответственный момент? Когда среди гор бумаг, вы не находили нужной. Периодические чистки помогали не на долго. Уже через несколько дней на вашем столе, снова собирались все эти кучи.
Бумажная работа, у управленцев, по данным статистики, занимает около 50% всего рабочего времени. И если суметь улучшить организованность работы с бумагой, то реально можно будет повысить трудовую производительность. И вам больше не нужно будет брать на дом работу или допоздна задерживаться в офисе.
Оптимизацию бумажной работы нужно начинать с правильной организации пространства для работы. Стеллажи с документами, в большинстве кабинетов, расположены на противоположной стороне комнаты. В этом случае нужно подумать, что более рационально, либо хранить все документы на стеллажах и постоянно к ним бегать, либо оставить все, что вам необходимо для работы, на столе, и при этом путаться в куче бумаг. Отсюда следует вывод: если деятельность ваша связана с постоянными обращениями к документам, то поставьте рядом с вашим креслом этот шкаф. Поверьте, в тот же час, возрастет в несколько раз, производительность труда.
Можно завести глубокие ящички, для удобства хранения документов (как в банке), где документы располагают вертикально и ведется поиск по корешкам файлов. Эта система для хранения документов очень широко распространена на западе.
Для работы со срочными документами, очень удобны настенные карманы для документов. Например, секретарь их может использовать для сортировки исходящей и входящей корреспонденции. Для хранения нормативных актов и справочной литературы, к которой вы часто обращаетесь, стоит над столом прибить навесную полку. А напольные ящики используйте для личных вещей. Если вы используете в своей работе специальные издания, то непременно стоит купить журнальный держатель. Он поможет сэкономить место.
Теперь перейдем к систематизации документов. И начнем, пожалуй с ненужного. Избавляйтесь от всех старых газет, рекламных буклетов, копий документов, если конечно у вас имеется оригиналы, от старых предложений, черновиков, писем.
Для всех оставшихся документов стоит завести специальные папки, и придумайте этим папкам специальные названия. Давайте им емкие названия, но и достаточно конкретные. Также не помещает разместить эти папки по категориям. А для визуальной простоты поиска, поделите разделы разноцветными папками.
У вас может остаться ряд документов, которые в принципе вам не нужны, но есть вероятность, что когда-то понадобятся. Тогда, в таком случае, составьте список этих документов, а сами документы вынесете в архив.
Все документы уже разложены по папкам и пересмотрены. Прежде чем размещать все эти документы на стеллажи, напишите полный список названий папок, учитывая соответствующую категорию.
На этом, можно работу по систематизации, считать завершенной. Однако, чтобы такой порядок и дальше сохранялся на вашем столе, нужно выработать определенную методику и всегда придерживаться ее.
Служебные романы не редко появляются во многих фирмах, причем во всех странах. Не понятно только почему эта тема так обсуждается? Ведь работа, это не другое измерение, где нет места любви и чувствам. Люди влюбляются на работе, встречаются там. Что ж тут такого постыдного? Конечно ничего, особенно, если они делают это разумно, а не превращают офис [...]...
Каждый работающий человек должен иметь у себя дома рабочую зону, чтобы можно было сосредоточиться и поработать. Ведь в последнее время работа на дому становится все более и более обыденным. Работать дома – это очень удобно, комфортно и выгодно. Единственная проблема заключается в том, что в тесной квартире очень сложно выбрать подходящее место. А его нужно [...]...
Многие люди встречаются с такой проблемой, что они не могут влиться в новый коллектив, когда поступают на новую работу. И это не удивительно, ведь они попадают в уже сформировавшееся общество, которое не хочет принимать новых людей. В этом обществе уже сложенные отношения, а нового человека они принимают с презрением, поэтому будьте готовы увидеть в первое [...]...
Все люди стремятся стать успешными и обеспеченными. С раннего детства мы пытаемся выбрать себе профессию и с того же раннего детства мечтаем о том, как будем зарабатывать много денег. Это мечта многих людей и она вполне понятна. Ведь все мы хотим жить в достатке, водить дорогие автомобили, жить в роскошных домах, позволять себе дорогие вещи. [...]...
Каждый человек мечтает быть самостоятельным и независимым ни от кого в финансовом плане, и может быть даже иметь своё собственное дело. Оно и понятно, так как мало кто хочет ощутить на себе плохое настроение руководства, и часто выслушивать выговоры. Хотя такое отношение имеет место быть далеко не во всех компаниях, но бывают разные ситуации. Поэтому [...]...
 (6 оценок, оценка: 5,00 из 5) |
Просмотров: 730